Wer kennt es nicht: Mitarbeiter gehen in Rente, fallen krankheitsbedingt aus oder wechseln den Arbeitgeber. Die Folge? Chaos bricht aus. Wichtiges Wissen geht verloren und muss mühsam aufgearbeitet werden. Durch erfolgreich etablierte Instrumente des Wissensmanagements können Sie dieser Problematik entgegenwirken.

Wissensmanagement – was ist das eigentlich?
Wissensmanagement beschäftigt sich mit dem Erwerb, der Entwicklung, dem Transfer und der Speicherung sowie der Nutzung von Wissen. Dabei gibt es drei Dimensionen:

  • Organisation und Personal (z. B. Personalentwicklung, On- & Off-Boarding-Konzepte, Mentoring, Coachings),
  • Prozesse (z. B. Prozessmanagement, -beschreibungen & -datenbanken, Qualitätsmanagement) sowie
  • IT (z. B. Wissensdatenbank, E-Learning-Angebote, Intranet, Verwaltungswiki).

Je nachdem wie weit das Wissensmanagement in diesen drei Dimensionen bereits etabliert ist, lässt sich die Ausprägung anhand von 5 Reifegraden unterscheiden. Diese reichen von anfänglich (1) bis optimiert (5) wobei Reifegrad 5 erreicht ist, sobald Wissensmanagement als fester Bestandteil des Handels angesehen und stetig weiterentwickelt wird.

Warum ist Wissensmanagement so wichtig?
Die Auswirkungen des demografischen Wandels, neue Formen der Zusammenarbeit und anhaltende Modernisierungsbestrebungen im Sinne einer betriebswirtschaftlichen Steuerung sind nur einige Themen, für die Wissensmanagement eine Antwort auf die Bewältigung der daraus resultierenden Aufgaben liefern kann.
In der öffentlichen Verwaltung wird die Relevanz von Wissensmanagement speziell im Bereich Personal und Organisation deutlich, denn jene Bereiche sind dem demografischen Wandel unterworfen. Vor allem Stellenwechsel haben eine Fluktuation von Fach- und Erfahrungswissen zufolge. Wissensmanagement soll dabei dem Wegfallen von Kompetenzen entgegenwirken.

Wie weit ist Wissensmanagement bereits in deutschen Kommunalverwaltungen etabliert?
Im Rahmen einer von uns durchgeführten empirischen Studie wurde mithilfe eines Online-Fragebogens der Reifegrad des Wissensmanagements in deutschen Kommunalverwaltungen erforscht. Insgesamt haben sich knapp 300 Kommunalverwaltungen aus Deutschland an der Studie beteiligt. Nach Abzug von Restriktionen (z. B. unvollständige Beantwortungen, Qualitätsprüfung, Anonymisierung) ergab sich ein Stichprobenumfang von n = 196.
Im Durchschnitt wurde im Rahmen der Studie ein gesamter Reifegrad der Stufe 2 von 5 erzielt. Somit liegt ein Idealzustand (Reifegrad 5) für die große Mehrheit der Kommunalverwaltungen in ferner Zukunft. Das Ergebnis zeigt, dass das Bewusstsein für Wissensmanagement und dessen Notwendigkeit vorhanden ist, jedoch kaum passende Maßnahmen im täglichen Verwaltungsalltag umgesetzt werden. Dabei weisen große Kommunen (>100.000 Einwohner:innen) oftmals einen höheren Reifegrad als kleine Kommunen auf.

Starten Sie jetzt mit der Umsetzung
Die Einführung von Wissensmanagement ist komplex und zeitaufwendig. Eine erfolgreiche Umsetzung bedarf vor allem einer Institutionalisierung von Wissensmanagement (in Form von VzÄ). Im Zusammenhang damit sollten für diesen Bereich strategische Ziele entworfen werden, deren Erreichen in regelmäßigen Abständen überprüft wird.

Für die konkrete Umsetzung haben wir nun diese fünf Schritte für Sie:

  1. Wissensmanagement-Projekt initiieren und Verantwortlichkeiten klären. Zusätzlich hilft es zunächst einen Schwerpunkt, für die Einführung zu setzen. Als Pilotprojekt kommt bspw. eine Abteilung oder ein spezielles Aufgabengebiet in Frage.
  2. Den IST-Zustand analysieren. Wichtig ist dabei aktuelles Wissen aufzunehmen und bereits bestehende Instrumente des Wissensmanagements zu identifizieren.
  3. Wissensmanagement entwickeln, indem geeignete Lösungen ausgewählt und deren Umsetzung geplant wird.
  4. Wissensmanagement implementieren, indem die zuvor entwickelten Lösungen umgesetzt werden. Die neuen Methoden sollten dabei in die bestehenden Organisationsabläufe integriert und die Mitarbeiter dahingehend geschult werden.
  5. Projekt evaluieren und nachhalten, um bereits etablierte Lösungen zu überprüfen und ggf. anzupassen.

Als Best Practice Beispiele können Sie die Steckbriefe dreier Leuchtturmkommunen aus unserer Studie downloaden. Die Kommunen Kirkel, Dresden und das Landratsamt Rems-Murr-Kreis haben sich bereit erklärt, auf Basis ihres hohen Reifegrades im Wissensmanagement ein Interview mit uns zu führen und über ihre Erfahrungen im Bereich des Wissensmanagements zu berichten. Die Steckbriefe verfügen über Hinweise und Ratschläge jener Kommunen und erlauben einen Einblick in deren tatsächliche Umsetzung. Des Weiteren werden verschiedene Ansätze und Instrumente vorgestellt.

Möchten Sie mehr zum Thema Wissensmanagement wissen, dann sprechen Sie uns gerne persönlich an.