Durch die steigende Komplexität während der Planung und Umsetzung von Projekten ist der Zusammenhang zwischen Ursache und Wirkung einer einzelnen Maßnahme oder des gesamten Projektes oft schwierig zu fassen. Evaluation ist dabei ein Instrument, um die Treffsicherheit und den Erfolg der Maßnahmen festzustellen und sichtbar zu machen.

Mittels dieses Werkzeuges können Projektaktivitäten erfasst, angepasst und iterativ während der Umsetzung mit dem Ziel eines effizienten Ressourceneinsatzes verbessert werden.

Allgemein wird der Begriff „Evaluation“ als die Analyse von Konzepten, Bedingungen und Prozessen zum Zwecke ihrer Bewertung und Modifikation definiert. Ziel ist dabei immer die Qualitätsverbesserung von Produkten und Leistungen. Die Evaluation innerhalb eines Projektes ist in der Regel stark im Projektabschluss verankert. In dieser Phase wird auch die Projektdokumentation fertiggestellt und als Teil davon ein Abschlussbericht verfasst. Darin wird das Gesamtergebnis des Projekts und diesbezügliche Erkenntnisse zusammengefasst. Jedoch beschränkt sich eine Evaluation nicht ausschließlich auf den Projektabschluss, es ist ein facettenreiches und umfassendes Instrument zur Dokumentation, Analyse und Beurteilung eines laufenden oder abgeschlossenen Projekts. Sie unterstützt Projektleitende und die dazugehörenden Teams in jeder Phase.

Waren wir erfolgreich? Haben wir die definierten Ziele und Wirkungen erreicht? Wie können wir diese Fragen beantworten und herausfinden, ob unsere Maßnahmen Wirkung zeigen? Zur Beantwortung dieser Fragen stehen uns im Projektmanagement verschiedene Evaluationsmethoden zur Verfügung:

Exemplarische Methoden zur Evaluation:

  • Retrospektive Workshops
  • Befragungen, Interviews (schriftlich, digital oder telefonisch)
  • Feedback-Runden
  • Material-/Datenanalyse
  • Monitoring

Projektevaluierung am Praxisbeispiel

Am Beispiel einer Organisationsentwicklung in einer Wohnungsbaugesellschaft werden folgend einige Evaluationsmethoden erläutert. Eine Wohnungsbaugesellschaft kann dabei verschiedene Ziele für ihre Organisationsentwicklung haben, wie die Effizienzsteigerung und/oder die Zufriedenheit von Mitarbeiter:innen und Mieter:innen. Diese Ziele werden unter anderem mittels Digitalisierung oder durch eine Optimierung der Prozesse erreicht. Um den Stand des Projektes und den Grad der Zielerreichung zu ermitteln, werden Evaluationsmethoden benötigt. Innerhalb der Organisationsentwicklung wurde beispielsweise der Prozess der Nebenkostenabrechnung optimiert.

In der ersten Phase (Ist-Analyse) der Organisationsuntersuchung, werden Mitarbeiter:innen zur Schaffung einer Datenbasis interviewt. Die resultierenden Interviewergebnisse ermöglichen es, das Projekt neu auf die ursprünglich gesetzten Ziele und Kriterien auszurichten, wenn die Ergebnisse beispielsweise zeigen, dass es andere Ursachen für die Ineffizienz gibt als zuerst angenommen.

Im weiteren Projektverlauf (Phase 2 und 3) werden die Soll-Prozesse entwickelt. Daraus ergeben sich dann die entsprechenden Handlungsempfehlungen zur Organisationentwicklung. Während dessen werden in Workshops oder Pilotprojekten erste Prozessanpassungen erprobt. Im Beispiel wurde sich für eine Reihe von Workshops mit einer heterogenen Mitarbeiter:innengruppe entschieden. In denen unter anderem der Nebenkostenrechnungsprozess betrachtet und angepasst wurde.

Begleitend können regelmäßige, beispielweise monatliche, digitale Evaluationsbögen an diese Mitarbeiter:innen verteilt werden. Darin enthalten sind Fragen bezüglich der für ihren Arbeitsbereich notwendigen Geschwindigkeit des Informationsflusses oder ihrer Beurteilung gegenüber dem aktuellen Veränderungsprozess.

Daraus ergibt sich ein Stimmungsbild, welches aufzeigt, dass weitere oder andere Maßnahmen angewendet werden müssen oder die idealen Maßnahmen bereits erprobt wurden. Auf dieser Basis kann die zuständige Projektgruppe notwendige Entscheidungen treffen. Beispielsweise die Übernahme der bewährten Maßnahme für die Organisationentwicklung oder die neue Definition des Projektzieles.

Zudem kann der Auftraggeber, wie der Vorstand der Wohnungsbaugesellschaft, den Projektverlauf verfolgen und den Zielerreichungsgrad überwachen. Im Beispiel lassen die Ergebnisse der regelmäßigen Fragebögen Rückschlüsse auf die Projektdurchführung zu. Es wird ein allgemeines Verständnis für die Dringlichkeit der Organisationsentwicklung bei allen Mitarbeiter:innen erzeugt und das Funktionieren der Maßnahmen dokumentiert.

Nach der Umsetzung aller ausgesprochenen Handlungsempfehlungen und Abschluss des Projektes kann eine Befragung (schriftlich, digital oder telefonisch) der Mieter:innen zu ihren Erfahrungen mit der Nebenkostenabrechnung eine Bewertung des Projekterfolges ermöglichen.

Im Beispiel sind die internen Prozesse durch die Einführung digitaler Workflows effizienter gestaltet worden, sodass die Nebenkostenabrechnung pünktlich bei den Mieter:innen ankommt. Im Idealfall ergibt diese abschließende Evaluation, dass das gesetzte Ziel der Wohnungsbaugesellschaft, die Effizienzsteigerung, erreicht und die Zufriedenheit der Mieter:innen erhöht wurde. Wenn dieses Ziel nicht eintritt, müssen mithilfe des iterativen Vorgehens die Maßnahmen erneut überprüft, gegebenenfalls angepasst oder verworfen werden, bis das Projektziel erreicht wird.

Ein guter, begleitendender Evaluationsprozess zeichnet sich durch dessen Anpassung an die Ausgangssituation, das Projekt und die Organisation mit den individuellen Anforderungen aus. Gekoppelt mit einer umfassenden Dokumentation von Maßnahmen, Ursachen und Wirkungen sowie transparenten Kommunikation gegenüber allen Beteiligen, sichern die Evaluationsmethoden die Qualität des Projektes.

Gerne begleiten wir Sie und Ihre Organisation bei Ihrem nächsten Projekt, auch auf dem Gebiet der Evaluation.

Literaturverzeichnis:

Hager, Patry & Brezing, 2000,

Rossi, Freemann & Lipsey 1999