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DIGITALISIERUNG

Digitalisierung ist das Schlagwort unserer Zeit. Doch in der Praxis herrscht oft Ratlosigkeit. Mit der Bereitstellung einer Software-Lösung ist es nicht getan. Digitalisierung erfordert ein Umdenken in der gesamten Organisation, eine transparente und verlässliche Begleitung der Mitarbeiter*innen und eine Anpassung der bisherigen Prozesse und Strukturen. In diesem Rahmen entsteht häufig ein völlig neues Selbstverständnis. Insbesondere kommunale Verwaltungen sehen sich hier mit tiefgreifenden Veränderungen konfrontiert.

Die beratungsraum GmbH unterstützt Sie gern bei der organisatorischen und strategischen Umsetzung ihrer digitalen Agenda. Von der Identifikation der (verwaltungsspezifischen) Anforderungen über die Erarbeitung von digitalen Leistungen mit Mehrwert für die Kunden und die Organisation selbst bis hin zur organisatorischen Integration stehen wir Ihnen bei allen Fragestellungen zur Seite.

Wir bieten Ihnen:

Die Digitalisierung der Arbeitswelt erfordert neue Formate, um auch über räumliche Entfernungen hinweg effizient zusammenarbeiten zu können. Online-Tools können Vieles erleichtern, bringen aber auch neue Herausforderungen mit sich. Wir haben viel Erfahrung im Umgang mit virtuellen Kollaborationsplattformen und anderen digitalen Methoden, die wir gerne an Sie weitergeben.

Unsere Leistungen:
  • Einrichtung virtueller Meeting- und Datenräume zum Austausch mit unseren Kunden
  • Durchführung von Online-Umfragen
  • Erstellung von Videopodcasts
  • Durchführung von interaktiven Workshops auf virtuellen Kollaborationsplattformen
  • Veranstaltung von Bürgerforen und Beteiligungsformaten auf digitalen Plattformen
  • Auswahl geeigneter digitaler Tools für Ihre Organisation (z. B. Wiki-System, Foren, Chats, digitale Flipcharts und Leinwände, Videokonferenzsysteme)
  • Schulung der Mitarbeiter*innen im Umgang mit digitalen Tools
  • Begleitung bei der Einführung von digitalen Tools in Zusammenarbeit mit unseren IT-Partnern

Um Stadtentwicklung und Digitalisierung konzeptionell miteinander zu verknüpfen, arbeiten viele Kommunen daran, eine Smart City zu werden. Dabei steht die Entwicklung technologisch fortschrittlicher, digitaler, intelligenter Lösungen zur Gestaltung fast aller kommunalen Bereiche im Mittelpunkt. Wir begleiten Sie bei der Entwicklung Ihrer kommunalen Digitalisierungsstrategie und der Umsetzung Ihres Smart City-Projektes.

Wir bieten Ihnen:
  • strukturierte Erarbeitung strategischer Ziele
  • Durchführung von Zukunftskonferenzen zur Ist-Analyse und Soll-Konzeption
  • Erstellung und systematische Auswertung von Bürgerbefragungen
  • Kontinuierliche Einbeziehung, Information und Beteiligung der Stakeholder in die aktuellen Prozesse
  • Planung, Durchführung, Moderation und Nachbereitung von (digitalen) Bürgerbeteiligungsveranstaltungen
  • Entwicklung einer Kommunikationsstrategie und entsprechender -instrumente
  • fortlaufende Information über das Projekt und die Ergebnisse in den jeweiligen Gremien

Dienstleistungen werden immer häufiger digital nachgefragt. Dies wird sich in den nächsten Jahren auch auf die Leistungen der öffentlichen Verwaltungen ausdehnen. Ein wesentlicher Teil der Bürger*innen wird Dienstleistungen der Verwaltung von zu Hause abfragen, statt ins Bürgerbüro zu kommen. Gleichzeitig können digitale Prozesse die Verwaltungsmitarbeiter*innen entlasten und den Verwaltungen helfen, dem voranschreitenden Fachkräftemangel effektiv zu begegnen.

Wir unterstützen Sie dabei mit folgenden Leistungen:
  • Aufnahme und Analyse Ihrer Prozesse
  • Standardisierung, Automatisierung und Digitalisierung Ihrer Prozesse
  • Begleitung bei der Entwicklung und Umsetzung digitaler Prozesse (Workflows)
  • Begleitung Ihrer Mitarbeiter*innen bei der Bewältigung der digitalen Wandels
  • Übernahme der Projektsteuerung von Digitalisierungsprojekten

Im Zuge der digitalen Transformation von Kommunen und Unternehmen bedarf es häufig einer Anpassung der Arbeitsabläufe und –prozesse. Eine durch Informations- und Kommunikationstechnologien optimierte Arbeitsweise bringt nichts, wenn die Menschen dahinter sich überfordert und unwohl fühlen. Damit die Umstellung in Ihrer Organisation gelingt, nehmen wir zunächst die gegenwärtigen Ist-Prozesse auf, untersuchen diese im Hinblick auf Optimierungspotenziale, beseitigen Medienbrüche und erstellen, wenn gewünscht, gemeinsam mit den Prozessbeteiligten neue Soll-Prozesse.

Unsere Leistungen:
  • Aufnahme der Ist-Prozesse
  • Modellierung der Prozesse
  • Standardisierung und Automatisierung der Prozesse sowie Identifizierung von Optimierungspotenzialen
  • Beseitigen von Medienbrüchen
  • Erstellen von Soll-Prozessen

Mit der Veränderung der Arbeitsprozesse durch die Nutzung digitaler Instrumente oder jederzeit zugänglicher Ablagesysteme ist zumeist auch eine Hinterfragung der bisher üblichen Arbeitsabläufe in den Arbeitsprozessen (Workflows) sinnvoll. Die Prozessanpassung kann zum Teil durch die Anforderungen der Software notwendig werden. Oft ist diese Anpassung jedoch für die sachgerechte und effiziente Aufgabenerfüllung zwingend notwendig. So ist z. B. im Rahmen der Digitalisierung eines Rechnungseingangsprozesses zwar eine sachliche wie auch eine rechnerische „Richtigzeichnung“ notwendig. Jedoch entfällt der Prozess der papierhaften Übermittlung und es bedarf z. B. einer konkreten Rechtevergabe oder Signaturberechtigung in den Systemen, um die Aufgaben auch zukünftig umsetzen zu können.

Unsere Leistungen:
  • Analyse bestehender Prozesse und Beurteilung der angedachten Veränderungen
  • Abbildung der neuen Workflows (Prozessmodellierung)
  • Neukonzeption / Entwicklung von Workflows
  • Überführung in die Beschreibung softwaretechnischer Anforderungen
  • Unterstützung bei der Umsetzung von Tests

Ein zentraler Ausgangspunkt für die Entwicklung von Software ist die Frage: Was soll das geplante System leisten? Dafür ist es notwendig, die Interaktion zwischen Nutzer und der Software genau zu betrachten. Use Cases bilden diese Wechselwirkung aus Sicht der Nutzer ab. Sie beschreiben das Anliegen des Nutzers und die notwendigen Leistungen des Systems, um dieses Anliegen zu erfüllen. Sie liefern damit die Basis für eine umfängliche Funktionsbeschreibung. Darüber hinaus machen sie Schnittstellen zu anderen Systemen oder Akteuren deutlich, die für eine erfolgreiche Bearbeitung des Nutzeranliegens nötig sind.

Unsere Leistungen:
  • Sammeln von Anwendungsfällen für Ihre Technologie mithilfe von agilen Tools und Use Case-Diagrammen
  • Ausarbeitung einer Anforderungsbeschreibung als Basis einer agilen Softwareentwicklung
  • Darstellung der Vorteile Ihres Angebots aus Sicht des Nutzers

Vernetzt arbeiten – gemeinsam entwickeln. Das ist das Motto unserer Digitallabore und -foren. Durch die Einbindung von Nutzer*innen und Expert*innen wird Ihre Produktidee verfeinert, sie gewinnen Unterstützer*innen und wertvolles Feedback. In interaktiven Settings leiten wir die Teilnehmenden an, Anwendungsfelder zu sammeln, Anforderungen zu beschreiben oder Prototypen zu testen. Wir schaffen Raum für einen fokussierten Austausch zu Technologien oder dem Sammeln von Nutzerperspektiven.

Unsere Leistungen:
  • Konzeption eines zu Ihren Zielen passenden Workshop-Setups mit agilem Charakter
  • Einsatz von Methoden wie z. B. Persona-Arbeit, Use Case-Canvas oder Steckbriefen
  • Bereitstellung unseres Netzwerks von Expert*innen und unserer Erfahrung in der Vorbereitung, Moderation und Nachbereitung von interaktiven Veranstaltungen

Digitalisierung zwingt Unternehmen, Verwaltungen und andere Einrichtungen dazu, ihre Abläufe und Strukturen grundsätzlich zu überdenken und anzupassen. Für eine eindeutige Anforderungsbeschreibung an digitale Lösungen ist nicht nur das sorgfältige Erfassen, sondern auch das Hinterfragen der bestehenden Arbeitsweisen nötig. Die frühzeitige Involvierung der Mitarbeiter*innen sichert nicht nur, dass Informationen aus erster Hand im Prozess bedacht werden, sondern hilft auch beim Umgang mit Sorgen und Widerständen. Zudem bedarf es der ständigen Kontrolle und Evaluation der Umsetzungsfortschritte, um frühzeitig auf sich ändernde Rahmenbedingungen reagieren zu können.

Unsere Leistungen:
  • Organisationsanalyse und Konzeption von Umsetzungsplänen unter Maßgabe der Wirtschaftlichkeit und Realisierbarkeit
  • Mitarbeiter-Aktivierung und -Involvierung, moderierte Mitarbeiterveranstaltungen Beratende Umsetzungsbegleitung und Coaching
  • Umsetzungscontrolling und -evaluation

Referenzen (Auszug):