Stellenbeschreibungen und -bewertungen werden häufig bei der Neubesetzung einer Position erstellt und von da an als gegeben hingenommen. Angesichts unserer schnelllebigen und sich verändernden Arbeitswelt sollten sie aber regelmäßig überprüft werden.
Die Erweiterung von Arbeitsumfängen und Verantwortungsbereichen, die Veränderung von Aufgabeninhalten durch Digitalisierung oder eine veränderte finanzielle Situation kommunaler Haushalte sind Gründe, die eine Anpassung der Stellenbeschreibung und -bewertung erfordern. Die Voraussetzung für eine adäquate Bestimmung der benötigten Vollzeitäquivalente und der Eingruppierung gemäß TVöD ist eine strukturierte, methodische Erhebung von Aufgabenumfängen, Arbeitsmengen und Bearbeitungszeiten. Dabei müssen einige Aspekte beachtet werden, um Fehler zu vermeiden und Stellen angemessen und realistisch bewerten zu können.
1. Wahl eines methodischen Ansatzes
Bei der Erhebung von Stellenbedarfen, Stellenbeschreibungen und folglich auch Stellenbewertungen können unterschiedliche Methoden zum Einsatz kommen. Die Auswahl des passenden Instrumentes ist dabei entscheidend, um effizient und gründlich vorzugehen. Die Wahl hängt im Wesentlichen von der Art und Komplexität der jeweiligen Aufgaben sowie bereits existierender Aufgabenbeschreibungen ab.
Hilfreich ist hierbei die Unterscheidung zwischen Grund- und Folgeverfahren. Grundverfahren kommen bei der erstmaligen Stellenbewertung zum Einsatz und beinhalten Methoden wie Selbstaufschreibung, Arbeitsplatztechnik, Laufzettelverfahren, Multimomentaufnahme (z. B. durch Shadowing) und Zeitaufnahme oder analytisches Schätzen, aber auch Mitarbeiterinterviews.
Im Rahmen von Folgeverfahren können bereits erhobene Daten und Informationen, die zu einem früheren Zeitpunkt ermittelt wurden, später aufgrund der Anpassung der Arbeitsmengen fortgeschrieben werden. Ebenfalls können Kennzahlen aus vergleichbaren Stellenbewertungen beim Aktualisieren des Bewertungsansatzes genutzt werden. Für jede Bewertungssituation ist so der passende methodische Ansatz vorhanden.
2. Austausch mit den Mitarbeiter*innen
Mitarbeiterinterviews sind ein hilfreiches Instrument zur Aufnahme der Aufgaben und -umfänge sowie zur Erarbeitung der Stellenbeschreibung. Sie haben den Vorteil, dass ein direkter Austausch mit jenen Personen erfolgt, deren Aufgabengebiet bewertet werden soll. Ebenfalls sollte eine inhaltliche Abstimmung mit der zuständigen Führungskraft stattfinden, um die im Interview benannten Aufgabenumfänge zu plausibilisieren.
Besonders wichtig ist dabei eine strukturierte, leitfadengestützte Durchführung des Mitarbeiterinterviews, um alle notwendigen Informationen zu Aufgabenumfängen zu erhalten. Dabei sollte auf das derzeitige Aufgabenportfolio, die Bearbeitungsmengen, bisherige Entwicklungen der Aufgabenumfänge bzw. perspektivische Aufgabenänderungen und den Auslastungsgrad eingegangen werden.
Zur Plausibilisierung der Ergebnisse können beispielsweise Vergleichskennzahlen in Form eines Benchmarks genutzt werden.
3. Angemessener Detailgrad der erhobenen Aufgaben
Eine zu kurze und unkonkrete Beschreibung der Tätigkeiten führt zu einer intransparenten Stellenbewertung. Häufig finden Allgemeinplätze, unter denen sich niemand eine spezifische Aufgabe vorstellen kann, vorsorglich ihren Weg in gleich mehrere Stellenbeschreibungen. Wenn diese nicht den Arbeitsalltag der Mitarbeiter*innen widerspiegeln, haben sie jedoch keinen Nutzen.
Auf der anderen Seite ist dennoch nicht jeder einzelne Handgriff eines Vorgangs relevant für die Bewertung der Stelle. Man sollte stets darauf achten, dass die tatsächlichen Arbeitsaufgaben umfassend beschrieben und inhaltlich passend zu einzelnen Arbeitspaketen gruppiert werden. Nur so wird es möglich, diese Aufgaben transparent hinsichtlich ihrer Schwierigkeit, dem notwendigen Wissen und der dazugehörigen Verantwortung zu bewerten.
4. Objektive und transparente Bewertung der Aufgaben
Stellenbewertungstools wie Kasaia® (eine Softwarelösung der PICTURE GmbH) ermöglichen ein objektives, das heißt personenunabhängiges, und transparentes Vorgehen bei der Bewertung entsprechender Stellen. Es erleichtert anhand vorgegebener Kriterien die Einordnung des Aufgabenportfolios und der jeweils erhobenen Arbeitsmengen zu Schwierigkeitsgraden und dem Grad der Selbstständigkeit, zum Umfang der Fachkenntnisse sowie dem Verantwortungsbereich. Mit Hilfe dieses Instrumentes werden die Kommunen zudem befähigt, ihre Stellenbewertungen und -anpassungen nach entsprechender Einarbeitung zukünftig selbständig durchzuführen.
Unter Beachtung aktueller tariflicher Bestimmungen können so die einzelnen Arbeitspakete hinsichtlich der eben benannten Eingruppierungsmerkmale bewertet werden. Im Ergebnis existiert die strukturierte und nachvollziehbare Beschreibung und Bewertung der Stelle.
Wenn Sie vor der Aktualisierung der Stellenbewertungen in Ihrer Verwaltung stehen, unterstützen wir Sie gern. Mit unserer methodischen und technischen Unterstützung umgehen Sie so die Fallstricke, die in der Stellenbewertung zu beachten sind.