Stellenbeschreibungen und -bewertungen werden häufig bei der Neubesetzung einer Position erstellt und von da an als gegeben hingenommen. Angesichts unserer schnelllebigen und sich verändernden Arbeitswelt sollten sie aber regelmäßig überprüft werden.

Die Erweiterung von Arbeitsumfängen und Verantwortungsbereichen, die Veränderung von Aufgabeninhalten durch Digitalisierung oder eine veränderte finanzielle Situation kommunaler Haushalte sind Gründe, die eine Anpassung der Stellenbeschreibung und -bewertung erfordern. Die Voraussetzung für eine adäquate Bestimmung der benötigten Vollzeitäquivalente und der Eingruppierung gemäß TVöD ist eine strukturierte, methodische Erhebung von Aufgabenumfängen, Arbeitsmengen und Bearbeitungszeiten. Dabei müssen einige Aspekte beachtet werden, um Fehler zu vermeiden und Stellen angemessen und realistisch bewerten zu können.

1. Wahl eines methodischen Ansatzes

Bei der Erhebung von Stellenbedarfen, Stellenbeschreibungen und folglich auch Stellenbewertungen können unterschiedliche Methoden zum Einsatz kommen. Die Auswahl des passenden Instrumentes ist dabei entscheidend, um effizient und gründlich vorzugehen. Die Wahl hängt im Wesentlichen von der Art und Komplexität der jeweiligen Aufgaben sowie bereits existierender Aufgabenbeschreibungen ab.
Hilfreich ist hierbei die Unterscheidung zwischen Grund- und Folgeverfahren. Grundverfahren kommen bei der erstmaligen Stellenbewertung zum Einsatz und beinhalten Methoden wie Selbstaufschreibung, Arbeitsplatztechnik, Laufzettelverfahren, Multimomentaufnahme (z. B. durch Shadowing) und Zeitaufnahme oder analytisches Schätzen, aber auch Mitarbeiterinterviews.
Im Rahmen von Folgeverfahren können bereits erhobene Daten und Informationen, die zu einem früheren Zeitpunkt ermittelt wurden, später aufgrund der Anpassung der Arbeitsmengen fortgeschrieben werden. Ebenfalls können Kennzahlen aus vergleichbaren Stellenbewertungen beim Aktualisieren des Bewertungsansatzes genutzt werden. Für jede Bewertungssituation ist so der passende methodische Ansatz vorhanden.

2. Austausch mit den Mitarbeiter*innen

Mitarbeiterinterviews sind ein hilfreiches Instrument zur Aufnahme der Aufgaben und -umfänge sowie zur Erarbeitung der Stellenbeschreibung. Sie haben den Vorteil, dass ein direkter Austausch mit jenen Personen erfolgt, deren Aufgabengebiet bewertet werden soll. Ebenfalls sollte eine inhaltliche Abstimmung mit der zuständigen Führungskraft stattfinden, um die im Interview benannten Aufgabenumfänge zu plausibilisieren.
Besonders wichtig ist dabei eine strukturierte, leitfadengestützte Durchführung des Mitarbeiterinterviews, um alle notwendigen Informationen zu Aufgabenumfängen zu erhalten. Dabei sollte auf das derzeitige Aufgabenportfolio, die Bearbeitungsmengen, bisherige Entwicklungen der Aufgabenumfänge bzw. perspektivische Aufgabenänderungen und den Auslastungsgrad eingegangen werden.
Zur Plausibilisierung der Ergebnisse können beispielsweise Vergleichskennzahlen in Form eines Benchmarks genutzt werden.

3. Angemessener Detailgrad der erhobenen Aufgaben

Eine zu kurze und unkonkrete Beschreibung der Tätigkeiten führt zu einer intransparenten Stellenbewertung. Häufig finden Allgemeinplätze, unter denen sich niemand eine spezifische Aufgabe vorstellen kann, vorsorglich ihren Weg in gleich mehrere Stellenbeschreibungen. Wenn diese nicht den Arbeitsalltag der Mitarbeiter*innen widerspiegeln, haben sie jedoch keinen Nutzen.
Auf der anderen Seite ist dennoch nicht jeder einzelne Handgriff eines Vorgangs relevant für die Bewertung der Stelle. Man sollte stets darauf achten, dass die tatsächlichen Arbe