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VERWALTUNGSMANAGEMENT

Der demografische Wandel in der Verwaltung selbst wie auch in der Bevölkerung, der steigende Gestaltungsdruck zwischen hoheitlichen Aufgaben und dem Selbstverständnis als Dienstleister gegenüber den Bürger*innen, die gestiegenen Erwartungen der Bürger*innen an Beteiligungsprozesse, die zunehmende Komplexität in zahlreichen Verwaltungsprozessen, die sich beschleunigende Digitalisierung und die sich abzeichnende Schwierigkeit, freiwerdende Stellen wieder zu besetzen, führen zu einer hohen Nachfrage an Managementkompetenz innerhalb von Verwaltungen. Somit müssen in der Verwaltung Instrumente, Methoden, Prozesse gefunden bzw. entwickelt werden, die ein effizientes, transparentes und zielorientiertes Verwaltungshandeln ermöglichen. Vielen Verwaltungen fehlen im Tagesgeschäft der Blick auf die eigenen Prozesse oder die zeitlichen und fachlichen Kapazitäten, Veränderungen offensiv anzugehen. Deshalb unterstützen wir Sie gern bei Ihrem Vorhaben.

Wir bieten Ihnen:

Die Steuerung einer Verwaltung war viele Jahre durch klare Strukturen und bis ins letzte Detail beschriebene Verwaltungsvorschriften geprägt. Mit der veränderten Wahrnehmung von Verwaltung in der öffentlichen Diskussion, dem Neuen Steuerungsmodell, der Zunahme an Beteiligungsprozessen mit Bürger*innen und Akteur*innen sowie Veränderungen in den Verwaltungsprozessen selbst durch Komplexität, Digitalisierung oder eine diverse Belegschaft gehen deutlich veränderte Steuerungsanforderungen an die Verwaltungsspitze einher. Daher müssen neue oder bisher nicht genutzte Instrumente und Methoden der Steuerung für die Verwaltung entwickelt, angepasst und implementiert werden.

Unsere Leistungen:
  • Analyse und Bewertung der Anforderungen an die Steuerung
  • Erarbeitung eines sachgerechten Steuerungsmodells
  • Auswahl, Implementierung und Schulung von notwendigen Instrumenten und Methoden

Wir begleiten Sie bei der Durchführung eines umfassenden Fördermittelmanagements, um die optimalen Förderpotentiale für Ihre Organisation und geplante Maßnahmen zu identifizieren. Mittels einer umfassenden Fördermittelrecherche können wir Sie anschließend bei der Auswahl und Beantragung geeigneter Programme beraten.

Wir bieten Ihnen:
  • Recherche und Auswahl geeigneter Förderprogramme für Ihr Vorhaben
  • ganzheitliche Information zu den Förderbedingungen verschiedener Fördermittelgeber, insbesondere zu aktuellen Förderprogrammen der EU, des Bundes und des Landes sowie weiterer Träger
  • Analyse der jeweiligen Bekanntmachungen und Förderrichtlinien sowie der auszufüllenden Dokumenten und Anlagen
  • Begleitung bei der Antragstellung und Abgabe aller notwendigen Anlagen, wie beispielsweise Projektbeschreibungen, Kosten- und Finanzierungspläne, Projektablaufpläne oder umfassende Erläuterungen zur Besonderheit der vorliegenden interkommunalen Zusammenarbeit und gemeinsamen Beantragung

Agiles Arbeiten kann Verwaltungen einen enormen Mehrwert bieten: Schnellere Umsetzung von Projekten, stärkere abteilungsübergreifende Zusammenarbeit, motivierte Mitarbeiter*innen und erhöhte Attraktivität als Arbeitgeber. Agilität stellt die Bürger*innen in den Mittelpunkt und fokussiert den Nutzen des Verwaltungshandelns. Wir kennen die Herausforderungen bei der Einführung einer agilen Haltung in Kommunen und Ämtern, z. B. starre rechtliche Vorgaben, geringe Investitionen in Technologien und das gut trainierte Silo-Denken. Gemeinsam mit Ihnen entdecken wir die Chancen der Agilität.

Wir bieten Ihnen:
  • Bewertung agiler Potenziale und Erstellung eines individuellen Transformationskonzepts
  • Organisationsentwicklung zur agilen Transformation einzelner Teams und Abteilungen oder der gesamten Verwaltung
  • Durchführung von Führungsworkshops und Mitarbeiterschulungen zur Verankerung eines agilen Mindsets
  • Einsatz von agilem Projektmanagement mit Kanban und Scrum

Dienstleistungen werden immer häufiger digital nachgefragt. Dies wird sich in den nächsten Jahren auch auf die Leistungen der öffentlichen Verwaltungen ausdehnen. Ein wesentlicher Teil der Bürger*innen wird Dienstleistungen der Verwaltung von zu Hause abfragen, statt ins Bürgerbüro zu kommen. Gleichzeitig können digitale Prozesse die Verwaltungsmitarbeiter*innen entlasten und den Verwaltungen helfen, dem voranschreitenden Fachkräftemangel effektiv zu begegnen.

Wir unterstützen Sie dabei mit folgenden Leistungen:
  • Aufnahme und Analyse Ihrer Prozesse
  • Standardisierung, Automatisierung und Digitalisierung Ihrer Prozesse
  • Begleitung bei der Entwicklung und Umsetzung digitaler Prozesse (Workflows)
  • Begleitung Ihrer Mitarbeiter*innen bei der Bewältigung der digitalen Wandels
  • Übernahme der Projektsteuerung von Digitalisierungsprojekten

Eine traditionelle Stellenbeschreibung definiert ein fest umrissenes Aufgabenpaket, das auf eine*n Mitarbeiter*in zugeschnitten ist. Das Rollenmodell hat hingegen die Prozesse und Tätigkeiten in der Organisation als Ausgangspunkt. Der Fokus liegt auf einer transparenten und eindeutigen Verteilung von Verantwortlichkeiten, wobei Rolle und Person voneinander getrennt sind. Eine Rolle kann von mehreren Personen übernommen werden und eine Person kann mehrere Rollen innehaben. Damit können die Stärken der Mitarbeiter*innen bestmöglich genutzt und gleichzeitig die Aufgabenverteilung deutlich flexibler gestaltet werden. Wir begleiten Sie vor diesem Hintergrund sukzessive bei der Analyse der Aufgaben, Konzeption sowie Einführung der Rollen.

Wir bieten Ihnen:
  • Analyse der Aufgaben und Prozesse sowie Identifikation von Optimierungsmöglichkeiten der aktuellen Aufbau- und Ablauforganisation
  • partizipative Konzeption der Rollen in Rollenworkshops auf Basis der identifizierten Kern- und Unterstützungsprozesse
  • Erarbeitung der Rollenbeschreibungen mittels Rollen Canvas zur Benennung von Aufgaben, Verantwortlichkeiten, Schnittstellen und Qualifikationen
  • Begleitung bei der Einführung des Rollenmodells (z. B. auch in Form von Pilotprojekten) und Evaluation der beabsichtigten Wirkung

Angesichts der Übertragung und Wahrnehmung neuer Aufgaben, der Veränderung von Aufgabeninhalten durch Digitalisierungspotenziale, aber auch der finanziellen Situation kommunaler Haushalte sind Stellenbedarfe systematisch zu ermitteln. Die Voraussetzung für eine adäquate Bestimmung der benötigten Vollzeitäquivalente ist eine strukturierte, methodische Erhebung von Aufgabenumfängen, Arbeitsmengen und Bearbeitungszeiten.

Wir bieten Ihnen:
  • strukturierte Erhebung von Aufgabenumfängen, Arbeitsmengen und Bearbeitungszeiten
  • Anwendung verschiedener Instrumente wie Interviews, Selbstaufschreibung und Arbeitsplatztechnik, Laufzettelverfahren, Multimomentaufnahme (z. B. durch Shadowing) und Zeitaufnahme
  • analytische Berechnungs- und Schätzverfahren zur Ermittlung von Stellenbedarfen
  • Erstellung von Stellenbeschreibungen und -bewertungen
  • Plausibilisierung der erhobenen Stellenbedarfe durch Benchmarking
  • Erarbeitung von Stellenplänen
  • Befähigung der Mitarbeiter*innen zur eigenständigen Erhebung von Stellenbedarfen

Megatrends wie der demografische Wandel, die wachsende Bedeutung von New Work und Arbeiten 4.0 stellen neue Herausforderungen für öffentliche Verwaltungen und Unternehmen dar. Bereits jetzt ist der Fachkräftemangel deutlich spürbar und die Akquise von qualifizierten Mitarbeiter*innen gestaltet sich zunehmend schwierig. Ein Umdenken in der Personalarbeit erfordert auch, neues und vorhandenes Personal hinsichtlich seiner Potenziale zu fördern und zu entwickeln, um im Wandel bestehen zu können.

Wir bieten Ihnen:
  • qualitative und quantitative Analyse von Personalentwicklungsbedarfen (Organisations-, Aufgaben- und Personenanalyse)
  • Durchführung von Potenzialanalysen
  • Aufbau von internen Trainee- und Potenzialentwicklungsprogrammen
  • Erarbeitung einer Personalentwicklungsstrategie
  • Ableitung von konkreten Maßnahmen und Instrumenten ab (z. B. on the job, into the job, off the job)
  • Evaluation von Personalentwicklungsinstrumenten (Wirksamkeits- und Effizienzanalysen)

Referenzen (Auszug):