PROJEKTSTEUERUNG & -MANAGEMENT

Das strukturierte Initiieren, Planen, Steuern und Kontrollieren von Projekten – zusammengefasst bezeichnet als das Projektmanagement – ist und bleibt eine der wichtigsten Schlüsselkompetenzen in Verwaltungen und Unternehmen, wenn es um den Erfolg von komplexen Projekten geht. Mittlerweile ist eine Vielzahl von Methoden im Projektmanagement etabliert und es obliegt den Projektmanager*innen, mit Hilfe ihres Fachwissens die richtige Methode für das jeweils anstehende Projekt auszuwählen. Auch eine Mischung verschiedener Methoden kann zu einer förderlichen Vorgehensweise im Projektmanagement führen.

Wir haben viel Erfahrung in der Projektsteuerung und im Projektmanagement ganz unterschiedlicher Projekte: von der interkommunalen Zusammenarbeit über Digitalisierungsprojekte bis hin zu Organisations- und Strategieentwicklungen – wir übernehmen gerne für Sie die Steuerung und Koordination Ihres gesamten Vorhabens. Hierbei agieren wir gern auch als Projektbüro für Sie.

Wir bieten Ihnen:

Kommunen und Unternehmen sind in ihren Projekten fachlich sehr gut aufgestellt. Eine Herausforderung ist oft die sachgerechte Steuerung der Projekte. Die Strukturierung des Projektes, die Zusammenführung der verschiedenen Projektbeteiligten mitsamt ihrer Interessen, die Durchführung und Nachbereitung von Meetings und ein adäquates Projektcontrolling erschweren meist die Bearbeitung der Projekte. Wir unterstützen Sie bei der Steuerung Ihrer Projekte, so dass Sie sich auf die Fachthemen konzentrieren können.

Wir bieten Ihnen folgende Leistungen:
  • Aufbau und Durchführung von Projektmanagement mit klassischen, agilen und hybriden Methoden
  • Aufbau und Durchführung von Multiprojektmanagement
  • Beratung und Begleitung bei der Implementierung von Projektmanagementtools bzw. -software
  • Beratende Begleitung im Projektmanagement / Stakeholdermanagement
  • Schulung von Projektmanagementmethoden

Als zentrale Kontaktstelle für alle Projektmitarbeiter*innen sowie für externe Anfragen, zur Koordination aller Projekttermine oder auch zur Durchführung des Projektcontrollings sowie der Projektabrechnung – das Aufgabenspektrum eines Projektbüros ist vielseitig und flexibel. Ganz gleich, welcher Aufgabenumfang von einem Projektbüro übernommen wird, ist es ein effektives Instrument, um das Projektmanagement zu unterstützen und die Projektmanager zu entlasten. Je größer und komplexer das Projekt, um so sinnvoller ist die Implementierung eines Projektbüros.

Dafür bieten wir Ihnen folgende Leistungen an:
  • Bereitstellung eines ständigen Ansprechpartners
  • Bereitstellung einer zentralen Kontaktstelle für alle Projektbeteiligten
  • zentrales Stakeholdermanagement
  • Terminkoordination
  • Projektcontrolling und Projektabrechnung
  • Softwarelösungen für die zentrale Steuerung der Projektkommunikation

Eine transparente und breitenwirksame Kommunikation gegenüber der Öffentlichkeit ist entscheidend, um Menschen für die eigene Idee zu interessieren und zu begeistern. Dafür braucht es zwei Dinge: prägnante Texte und ansprechende Visualisierungen. Wir unterstützen Sie gern dabei, damit Ihr Projekt auf den richtigen Kanälen diejenigen erreicht, die davon erfahren müssen. Dies spielt insbesondere eine Rolle, wenn bestimmte Bevölkerungs- oder Interessengruppen in die Projektarbeit einbezogen werden sollen.

Unsere Leistungen:
  • Entwicklung einer Kommunikationsstrategie (Zielgruppen, Kanäle, Inhalte – egal ob klassisch auf Plakaten oder digital im Netz)
  • Verfassen von Pressemitteilungen, aktuellen Blogbeiträgen und Texten für Ihre Webseite/Newsletter/etc.
  • Layout und Bebilderung von Artikeln, Informationsmaterial und Konzepten
  • Erstellung von Videopodcasts
  • Gestaltung anschaulicher Präsentationen
  • weitere Leistungen in Zusammenarbeit mit einer Werbe- und Grafikagentur aus unserem Netzwerk (z. B. Erstellung von kurzen Animationsfilmen)

Das Internet ist in der heutigen Zeit die primäre Informationsquelle. Jedes Vorhaben, das die Öffentlichkeit erreichen will, muss im World Wide Web präsent sein. Eine eigene Projektwebseite bildet hier den Ausgangspunkt für die Bereitstellung aller Informationen zum Projekt. Mit unserer Hilfe erhalten Sie eine zeitgemäße und ansprechende Webseite, auf der Sie Ihre Zielgruppen auf dem neuesten Stand halten, Projektberichte teilen, Umfragen durchführen, Videobotschaften veröffentlichen und mit Bürger*innen oder Kund*innen ins Gespräch kommen können.

Unsere Leistungen:
  • Konzeptionierung und Erstellung von Projektwebseiten und Content Management Systemen
  • Kontinuierliche Pflege der Inhalte
  • Integration der Webseite in das Projekt
  • Schulung und Fortbildungen für Mitarbeiter*innen
  • Wartung und technischer Support

Ob Projektmeetings, Arbeitsgruppentreffen, Analyseworkshops oder Bürgerwerkstätten: eine gute Moderation verbessert den Output jedes Treffens. Dafür braucht es eine verlässliche Vorbereitung, eine klare Agenda und passende Methoden zur Interaktion und Visualisierung. Wir sind geübt in der Moderation von Offline- und Online-Formaten sowohl in Kleingruppen als auch in Großgruppenveranstaltungen. Die Dokumentation der Arbeitsergebnisse übernehmen wir selbstverständlich auch für Sie.

Unsere Leistungen:
  • Moderation vielfältiger Workshop-Formate, wie World Café, Zukunftskonferenzen, Fokusgruppen, u.v.m.
  • Souveräner Umgang mit virtuellen Kooperationstools wie Zoom, Microsoft Teams, Big Blue Button
  • Passende Interaktionsmethoden wie den Einsatz von Canvas, Live-Umfragen, Meinungsabfragen und Kleingruppenformate
  • Attraktive Visualisierungen mithilfe der Bikablo-Technik oder Miro-Boards in virtuellen Meetings
  • Ausstattung mit Moderationsmaterial, Flipcharts und Pinnwänden für den Einsatz in Ihren Räumen

Der Begriff Stakeholder beschreibt all jene Personen oder Organisationen, die am Ausgang des Projekts interessiert oder davon betroffen sind. Neben dem Projektteam selbst tragen sie zum Gelingen oder Scheitern des Projekts bei. Dies können Mitarbeiter, Betriebsräte, Stadträte, Bürgerinitiativen oder Aufsichtsräte sein. Im Projektmanagement gilt es, diese Personen mitzudenken und angemessen einzubinden. Dadurch werden bessere Lösungen entwickelt und mögliche Hindernisse frühzeitig aus dem Weg geräumt.

Unsere Leistungen:
  • Erstellung einer umfassenden Stakeholder-Analyse
  • Erarbeitung und Umsetzung eines Kommunikationskonzepts inkl. Newslettern, Gremienarbeit, Informationsveranstaltungen, etc.
  • Organisation der Öffentlichkeitsarbeit z.B. Plakataktionen, Werbemaßnahmen, Social Media-Kampagnen
  • Gestaltung inklusiver (Bürger-)Beteiligungsformate

Wir verfolgen in unserem Projektmanagementansatz die gezielte Kombination agiler und klassischer Methoden. Die jeweiligen Vorteile werden verbunden und verbessern damit die Effektivität des Projektmanagements. Klassische Vorgehensmodelle zeichnen sich durch ihre Systematik, durch eine strikte Phasenorientierung sowie durch Ihre Berechenbarkeit aus. Agile Vorgehensmodelle sind hochflexibel und ermöglichen die Bearbeitung von noch nicht eindeutigen Problemstellungen.
Die Kombination agiler und klassischer Vorgehensmodelle erlaubt uns somit, ein Projektmanagement anzubieten, welches flexibel auf Unsicherheiten, Neuerungen und notwendige Anpassungen im laufenden Projekt reagieren kann, Stabilität und Planung für ausgewählte Aspekte des Projektes bietet und damit die von der agilen Vorgehensweise weniger berücksichtigten Aspekte, wie z. B. Controlling, Reporting und Dokumentation, auffängt sowie situativ den projektspezifischen Anforderungen gerecht wird.

Wir unterstützen Sie gern bei:
  • der Einführung von klassischen, agilen und hybriden Methoden
  • der Schulung Ihrer Mitarbeiter*innen

Referenzen (Auszug):

Aktionsraum Wurzener Land

Stadt Gera

Partheland

JenaKultur

Cooperative Mensch eG