ORGANISATION

Organisationen haben viele Gesichter. Privatwirtschaftliche oder kommunale Unternehmen, Ämter und Eigenbetriebe oder soziale und wissenschaftliche Einrichtungen – sie alle besitzen ihre eigenen spezifischen Merkmale. Strukturen, Regeln, Prozesse und Schnittstelle bilden aber in jedem Fall das Grundgerüst kollektiven Handelns und Arbeitens. Das Zusammenwirken verschiedener Bereiche und Ressourcen muss so gestaltet sein, dass die Organisation sowohl effektiv als auch effizient ihre Ziele erreicht. Zudem sollten Organisationen in der Lage sein, sich flexibel an veränderte Rahmenbedingungen anzupassen. Wir analysieren das Grundgerüst Ihrer Organisation, modellieren Ihre Prozesse, befragen Ihre Mitarbeiter*innen, setzen Optimierungen um und begleiten Veränderungsprozesse, damit Ihre Organisation zukunftsgewandt arbeiten kann.

Wir bieten Ihnen:

Wenn sich die äußeren und inneren Anforderungen an eine Organisation verändern, empfiehlt es sich zu prüfen, ob die aktuellen Strukturen und Abläufe diesen noch gerecht werden. Dies kann die gesamte Organisation ebenso wie Teilbereiche betreffen. Mit Hilfe unserer methodisch fundierten Organisationsanalysen unterstützen wir Sie bei der Identifikation von Optimierungspotenzialen sowie von Hemmnissen für die Arbeitserledigung. Aufgabenportfolios, Prozesse, Schnittstellen und viele weitere Aspekte werden in die Analyse einbezogen, sodass sich ein möglichst vollständiges Bild ergibt. Die Ergebnisse erlauben Ihnen die Ableitung von Maßnahmen für eine zielgerichtete Anpassung Ihrer Ablauf- und Aufbauorganisation.

Unsere Leistungen:
  • Konzeption der Analysephase: Festlegung der Analyseinstrumente (z. B. Interviewserien, Dokumentensichtungen, Shadowing, Workshops) sowie zeitliche Planung
  • Initiierung der Analyse: Information von Gremien und Mitarbeiter*innen, Abfrage von Analysedokumenten
  • Diskrete Durchführung der Organisationsanalyse ohne übermäßige Belastung der Mitarbeiterschaft
  • Dokumentation aller Analyseergebnisse in Form von Analyseberichten und -präsentationen
  • Durchführung von Abschlussveranstaltungen für Gremien und die Mitarbeiterschaft

Sich ändernde Marktbedingungen, neue Anforderungen der Mitarbeiterschaft an die eigene Organisation oder neue Trends in der Arbeitswelt, wie z. B. New-Work-Ansätze können Gründe für eine Organisationsentwicklung sein. Um Optimierungspotenziale freizusetzen, bedarf es einer zielgerichteten Anpassung der Ablauf- und Aufbauorganisation.  Auf Basis einer umfassenden Analyse von Aufgabenportfolios, Prozessen und Strukturen legen wir mit Ihnen Maßnahmen für die erfolgreiche Weiterentwicklung Ihrer Organisation fest und begleiten Sie bei deren Umsetzung. Entscheidend ist dabei die frühzeitige Involvierung und Motivation der Mitarbeiter*innen und eine kontinuierliche Evaluation der gewünschten Ergebnisse.

Unsere Leistungen:
  • Konzeption von Umsetzungsplänen unter Maßgabe der Wirtschaftlichkeit und Realisierbarkeit
  • Mitarbeiteraktivierung und -involvierung, moderierte Mitarbeiterveranstaltungen sowie Mediation
  • Beratende Umsetzungsbegleitung und Coaching
  • Umsetzungscontrolling und -evaluation

Sind umgesetzte Maßnahmen im Rahmen der Organisationsentwicklung wirksam? Haben Veränderungsprozesse tatsächlich einen Wandel herbeigeführt? Diese und weitere Fragen beantworten wir mit Ihnen gemeinsam bei der Konzeption, Durchführung und Auswertung einer Evaluation. Damit ist die Zielstellung verbunden, Prozesse und Ergebnisse einer Wirkungskontrolle zu unterziehen und diese durch systematische Untersuchung zu bewerten, um gegebenenfalls gegenzusteuern.

Wir bieten Ihnen:
  • Auswahl der Form der Evaluation wie Online-Befragungen, Mitarbeiter-/Experteninterviews, Workshops oder Datenanalysen
  • Begleitende Evaluation von bei Pilotprojekten zum Testen von Veränderungsmaßnahmen (z. B. monatliche Evaluationsworkshops mit vorheriger Online-Befragung)
  • Organisation, Moderation und Nachbereitung von Evaluationsterminen
  • Ableitung und Anpassung von Veränderungsempfehlungen

Wissen geht zumeist komplett verloren, wenn Mitarbeiter*innen die Organisation bzw. das Unternehmen verlassen und vorab ihr wertschöpfendes Erfahrungswissen nicht geteilt oder gesichert haben. Aber auch im Arbeitsalltag entstehen durch fehlende Dokumentation und unzureichende Standards zum Teilen von Wissen oft Doppelarbeiten und Ineffizienzen. Das Management von wertvollem Wissen verlangt von Verwaltungen und Unternehmen, dass das vorhandene Expertenwissen auf viele Schultern verteilt wird (Wissenstransfer) und keine übermäßige Abhängigkeit von einzelnen Fachexperten besteht.

Unsere Leistungen:
  • Identifikation des Reifegrades des aktuellen Wissensmanagements, Identifikation von Wissenszielen und Ableitung eines konkreten Handlungsbedarfes
  • Ableitung von Wissensmanagement-Instrumenten in der Organisations-, Prozess- und IT-Ebene
  • Begleitung bei der nachhaltigen Implementierung dieser Instrumente und Befähigung der Mitarbeiter*innen (z. B. Intranet, Wiki, Prozessmanagement, Lesson Learned-Beratungen)
  • Begleitung des kulturellen Wandels hin zu einer Organisation, in der Wissen geteilt und weiterentwickelt wird
  • Evaluation eingeführter Maßnahmen und ggf. Nachsteuerung

Wer macht was, wann, wie und womit? Diese Fragen werden im Zuge der Prozessaufnahme systematisch beantwortet. Dabei werden Geschäftsprozesse identifiziert, visualisiert und vollständig dokumentiert. Die Ergebnisse der Prozessaufnahme können genutzt werden, um Arbeitsabläufe zu verstetigen, neue Mitarbeiter*innen einzuarbeiten, implizites (stilles) Wissen vor Verlust zu schützen, Optimierungs- und Digitalisierungspotenziale zu ermitteln oder das gesamte Unternehmen zu lenken.

Unsere Leistungen:
  • Identifizierung der vorhandenen Prozesse durch Workshops, Interviews, Fragebögen oder Arbeitsplatzanalysen
  • Erstellen von Prozesslandschaftskarten
  • Dokumentation der Ist-Prozesse
  • Toolunabhängige (grafische) Geschäftsprozessmodellierung nach standardisierten Modellierungssprachen

Im Rahmen der Prozessoptimierung können verschiedene Ziele verfolgt werden. Denkbar sind unter anderem eine Erhöhung der Produktivität, die Senkung der Kosten, die Verbesserung der Qualität, die Reduzierung von Durchlauf- und Bearbeitungszeiten oder die Vermeidung von Medienbrüchen. Aufbauend auf einer Prozessanalyse ermitteln wir gemeinsam mit dem Auftraggeber die Ziele der Prozessoptimierung. Anschließend können wir durch Interviews, Workshops oder durch eine Potenzialanalyse festlegen, welche Prozesse Optimierungspotenziale enthalten und wie diese genutzt werden können.

Unsere Leistungen:
  • Festlegen und Ermitteln der Optimierungsziele und –potenziale
  • Prozessredesign als kontinuierlicher Verbesserungsprozess oder durch die Erstellung von Soll-Prozessen
  • Umsetzung der Optimierung und Change Management
  • Verstetigung der Prozesse durch ein Wissensmanagement

Organisationsentwicklungen, Führungswechsel, Wachstum, neue Aufgaben und Prozesse – es gibt unzählige Gründe für Veränderungen. Für Verwaltungen und Unternehmen ist es daher wichtig, Veränderungsprozesse proaktiv und vorausschauend zu managen. Insbesondere der Faktor „Mensch“ entscheidet über den Erfolg neuer Rahmenbedingungen. Ohne die Unterstützung und das Mitwirken Ihrer Mitarbeiter*innen ist jede Veränderung zum Scheitern verurteilt. Unser erfahrenes Beraterteam unterstützt Sie vollumfänglich bei der Bewältigung Ihrer Veränderungsprozesse.

Unsere Leistungen:
  • Analyse von Veränderungssituationen sowie Optimierungs- und Problemanalyse
  • Erarbeitung von Veränderungsmaßnahmen und des begleitenden Umsetzungsprozesses
  • Durchführung und Moderation von Beteiligungsformaten mit den von der Veränderung Betroffenen
  • Evaluation von Veränderungsprogrammen

Mit Hilfe von Benchmarking gelingt es, einen realistischen Vergleich von Leistungen, Prozessen, Maßnahmen und Methoden mit Ihnen ähnlichen Verwaltungen bzw. Unternehmen anzustellen. Möchten Sie beispielsweise herausfinden, wie sich bestimmte Effizienzmaßnahmen auf Ihre Organisation auswirken könnten(z. B. Zeit- und Kosteneinsparungen) , so bringt ein Benchmark Aufschluss über Ergebnisse in vergleichbaren Organisationen. Bei weniger konkreten Vergleichskriterien liefert ein Benchmark einen Überblick über das Themenfeld von Interesse und den Status Quo in diesem Bereich.

Wir bieten Ihnen die folgenden Leistungen:
  • Planung, Auswahl und Definition der Vergleichskriterien
  • Auswahl passender Vergleichsorganisationen inkl. Beschaffung aller notwendigen Benchmarkdaten
  • Durchführung und Auswertung der Benchmarkanalyse
  • Dokumentation, Präsentation und Besprechung der Benchmarkergebnisse
  • Ableitung von Handlungs- und Umsetzungsempfehlungen

Referenzen (Auszug):

Bezirksamt Friedrichshain-Kreuzberg

Stadt Braunschweig

Berufsbildungswerk Leipzig