Compliance in Kommunen und kommunalen Unternehmen

Standards erfüllen oder Regelungen sinnvoll umsetzen?

Die Bürger erwarten insbesondere von Kommunen und öffentlichen Unternehmen – mehr noch als von privaten Unternehmen – die Einhaltung von Recht und Gesetz und ein in jeder Hinsicht einwandfreies Verhalten. Damit kommt Kommunen und kommunalen Unternehmen immer mehr auch eine Vorbildfunktion zu.

Die kommunalen Kodizes zur Sicherstellung der Grundsätze guter Unternehmensführung orientieren sich dabei zumeist am Deutschen Corporate Governance Kodex und beinhalten damit die Verpflichtung der Geschäftsführung, eine ordnungsgemäße Compliance-Organisation vorzuhalten, die Einhaltung der Compliance-Regeln zu kontrollieren und bei Verstößen oder sich ändernden Gefährdungslagen das System entsprechend anzupassen.

Insbesondere vor dem Hintergrund der Größe und Struktur der meisten kommunalen Unternehmen ist eine umfassende Compliance-Organisation, wie sie bei einem international agierenden börsennotierten Unternehmen erforderlich ist, oft nicht notwendig. Gleichwohl ergibt sich aus der Verpflichtung der Geschäftsführung zumindest ein gewisses Maß an Regelungen und organisatorischen Maßnahmen zu treffen, um über sämtliche wesentliche und gefährdete Bereiche informiert zu sein. Dies ist gerade im Hinblick auf die Stellung der kommunalen Unternehmen in der Region, deren Betätigungsfelder und deren Verbindung zur Verwaltung zu sehen. Denn gerade daraus ergibt sich durchaus eine Gefährdungslage, aus welcher sich Risiken für Regelverstöße ergeben. Dies bedeutet, dass weder eine Proforma-Organisation noch einfache Muster-Richtlinien ausreichend sind, um eine Enthaftung des Geschäftsführers herbeizuführen. Nicht nur die fehlende Wirksamkeit einer solchen Muster-Richtlinie ist das Problem, sondern darüber hinaus der erhebliche zusätzliche Arbeitsaufwand für den Compliance-Beauftragten, ohne dass sich daraus ein Mehrwert für die Unternehmensführung ergibt. Vielmehr bedarf es einer konkreten Analyse der Situation der Gesellschaft zur Bestimmung etwaiger Risikobereiche, der dann die individualisierte Umsetzung und Implementierung der entsprechenden Regelungen sowie die anschließende Überwachung und Durchsetzung der Regelungen folgt.

Handlungsempfehlungen

Für die Umsetzung einer sachgerechten Compliance-Organisation und einer entsprechenden Richtlinie ist es somit obligatorisch, sich mit seinen unternehmensspezifischen Risiken auseinanderzusetzen. So existieren für ein kommunales Krankenhaus naturgemäß andere Risiken aus der Verletzung von Recht und Gesetz als für einen Energieversorger oder ein Wohnungsunternehmen. Doch nicht nur die Risikoidentifikation ist ein wichtiger individueller Baustein. Auch die Berücksichtigung und Implementierung bereits bestehender Regelungen und Verfahrensanweisungen zur Sicherstellung einer guten Unternehmensführung müssen in der Compliance-Organisation Berücksichtigung finden. Viele Kommunen und kommunale Unternehmen verfügen bereits über Verfahrensstandards, Arbeitsanweisungen oder Wohlverhaltensregeln, welche, wenn auch nicht so benannt, die Sicherstellung einer ordnungsgemäßen und regelkonformen Herangehensweise zum Ziel haben. Diese fokussieren zumeist auf konkrete Leistungen oder Tätigkeiten und haben daher eine hohe praktische Relevanz. Doch bleiben Fragen, wie die Nachfolgenden, oftmals unbeantwortet.

  • Wie gehe ich als Bürgermeister mit einer Essenseinladung eines ortsansässigen Unternehmers um?
  • Was sind orts- und branchenübliche Gelegenheitsgeschenke (im Zusammenhang mit Werbemitteln)?
  • Wie gehe ich mit schwierigen Kunden/Patienten/Bürgern um?
  • Wie gehen ich mit Konflikten zwischen privaten und geschäftlichen Interessen um?
  • Wem kann ich den Verstoß von Compliance-Regelungen melden?

Daher empfehlen wir Ihnen die Compliance-Regelungen explizit auf den Adressatenkreis auszurichten um den Personen, von denen die Einhaltung der Regelungen erwartet wird, eine konkrete Antwort und einen klaren Handlungskorridor zu bieten.

Im Rahmen der Compliance-Organisation können wir auf eine langjährige, branchenunabhängige Erfahrung zurückgreifen und Ihnen als Berater bei den nachfolgend beispielhaft aufgezeigten Themenstellungen zur Verfügung stehen:

  • Erarbeitung von Compliance-Richtlinien,
  • Implementierung wirksamer Verfahren zur Einhaltung von Vorgaben und Regelungen,
  • Überprüfung des Normeninventars (der relevanten Rechte, Gesetze, Regelungen),
  • Berücksichtigung neuer und geänderter Vorgaben und Regelungen,
  • Einführung einer sachgerechten Compliance-Organisation,
  • Übernahme der Funktion des Compliance-Beauftragten.

In diesem Zusammenhang können wir Ihnen durch die Kombination unserer Erfahrungen in der Kommunalberatung mit Leistungen der Rechts- und Steuerberatung durch unseren Kooperationspartner PETERSEN HARDRAHT PRUGGMAYER Rechtsanwälte Steuerberater Partnerschaft mdB stets die optimale und ganzheitliche Lösung bieten.

Verfasser:

Sebastian Heinemann

Interner Revisor DIIR
Externer Datenschutzbeauftragter