Kill a stupid rule

Haben Sie sich mit Ihrem Team schon einmal Gedanken gemacht, welche Regeln, Verhaltensweisen und Prinzipen man schnell und ohne großen Aufwand abschaffen könnte? Ist Ihnen bereits aufgefallen, dass jene Ihren Arbeitsalltag erschweren oder ein Hindernis für Erfolge darstellen? Haben Sie mit Ihrem Team gemerkt, dass es Ihnen schwer fällt Routinen abzulegen, um effizienter zu sein?
Dann ist Kill a stupid rule die richtige Methode, um zu ermitteln, was leicht abgeschafft bzw. geändert werden kann. Dies dient zum einen zur Entwicklung von Teams oder Führungskräften und zum anderen auch zur Kulturentwicklung.

Absicht
Bei dieser Methode soll eine selbstkritische Prüfung der eigenen Prozesse, Regeln und Gewohnheiten durch Input und Feedback von Mitarbeitern bzw. des Teams stattfinden. Folglich dient Kill a stupid rule dazu, Barrieren und Hindernisse in Form von Regeln zu identifizieren. Jenes Negative soll, wenn möglich, eliminiert und durch einfachere, zeitgemäße Vorgehensweisen ersetzt werden.

Lernfaktor
Bei dieser Methode lernen die Teilnehmer offen und ehrlich ihre Meinung zu äußern und ein Feedback zu geben. Weiterhin wird gefordert Gegebenes, wie Prozesse, Dynamiken, Arbeitsabläufe, Vorgehensweisen und Routinen, zu hinterfragen und Ansätze und Ideen zur Verbesserung zu entwickeln. So spielt dabei auch eine Rolle, dass Beobachtungen kommuniziert werden und jede/r Einzelne an einer Verbesserung mitwirkt. Es erfordert ein hohes Vertrauen untereinander und auch eine belastbare Vertrauensbasis, um die Methode durchzuführen. Außerdem ist ein wertschätzender Umgang sehr von Bedeutung.

Material
Diese Methode kann sowohl an einem Flipchart, Whiteboard oder einer Metaplanwand als auch komplett digital durchgeführt werden. Es werden dann jeweilig passende Stifte und Post-its benötigt.

Gruppengröße/ Dauer
Empfehlenswert sind vier bis acht Teilnehmer, allerdings kann das Team sich bei einer größeren Anzahl an Personen in Gruppen teilen, in denen verschiedene Ergebnisse erzeugt werden. In der Regel sollte man deshalb 30 bis 60 Minuten für ordentliche Resultate einplanen.

Vorbereitung
Vorbereitend muss das Medium, womit gearbeitet werden soll, mit einer „Kill a stupid rule“-Matrix ausgestattet werden. Die Y-Achse wird als Maßstab für die Umsetzungsschwierigkeit verwendet und als Skala von „schwierig“ bis „einfach“ beschriftet. Die X-Achse beschreibt die Wirkungskraft dieser Regel. Das bedeutet, wie stark sich die Umsetzung auswirkt. Somit wird die X-Achse mit einer Skala von „geringe“ bis „hohe“ Wirkung beschriftet. Im Quadranten oben rechts sollen jene Aspekte, die als erstes umgesetzt werden sollen, platziert werden bzw. eher gesagt Regeln, die leicht umsetzbar sind und eine hohe Wirkung haben. Unten rechts, sind auch Regeln mit hoher Wirkung, aber diese sind schwieriger umsetzbar und deshalb sollte das Team jene als zweites in Angriff nehmen. Unten links haben die Regeln eine geringe Wirkung und eine schwierige Umsetzbarkeit, weshalb die Teilnehmer die Notwendigkeit prüfen sollten. Die Aspekte oben links haben eine geringe Wirkung, aber eine einfache Umsetzbarkeit und sollten deshalb als drittes umgesetzt werden.

Downloaden Sie sich hier die Vorlage der Matrix.

Durchführung
Man kann die Methode grob in drei Schritte gliedern. Der erste Schritt beginnt mit der Brainstorming Frage: „Wenn du irgendeine Regel in deiner Organisation verändern oder eliminieren könntest, was würdest du tun und warum?“. Allerdings ist es wichtig vorab „rote Regeln“, die unveränderbar sind und bleiben müssen, abzuklären. Meistens betrifft dies gesetzliche Regelungen, Dienstanweisungen oder auch Satzungen. Hingegen ist es bei „grünen Regeln“ völlig in Ordnung diese zu hinterfragen. Nach 20 bis 30 Minuten hat das Team meistens viele interessante und überraschende Aspekte gefunden, bei denen häufig gar nicht bekannt oder bewusst war, dass sie die Arbeit behindern oder hemmen. Mit „Regeln“ sind dabei, wie oben erläutert, nicht zwangsläufig typische Vorschriften gemeint, sondern auch Prozesse, Vorgehensweisen oder Routinen.
Im zweiten Schritt werden die gefundenen Regeln in die Entscheidungsmatrix eingeordnet, dabei sollte man auf Dopplungen achten bzw. ähnliches gruppieren. Jetzt ist es am vorteilhaftesten, wenn sich das Team auf jene Aspekte fokussiert, die eine große Wirkung haben und sich leicht umsetzen lassen und die Teilnehmer darüber diskutieren. Durch diese Matrix lassen sich also akute Handlungsbedarfe identifizieren, welche den Grundstein für einen Veränderungsprozess bilden.
Im dritten Schritt sollte unter den Regeln im ersten Quadranten priorisiert werden, was davon zuerst eliminiert oder geändert wird. Dies kann durch ein Dot-Voting, wo jede Person bis zu 5 Klebepunkte hat, stattfinden. Danach wird festgelegt, was bei den Regeln, die die meisten Stimmen haben, verändert wird oder ob ganz und gar eine Eliminierung erfolgt. Wenn das Abschaffen einer Regel schwerfallen sollte, dann kann man zunächst eine temporäre Aufhebung für wenige Wochen oder Monate in Angriff nehmen und falls die Regel nicht fehlt, dann kann das Team sie permanent abschaffen.
Wenn diese Methode in eine Retrospektive integriert wird, dann hat das Team regelmäßig die Möglichkeit, sich über die Änderung oder Eliminierung von Regeln auszutauschen und auch positive Effekte festzustellen.

Rezept: Marzipan-Gelee-Kringel

Grundrezept:
250g Mehl
80g Zucker
1 Päckchen Vanillezucker
1 Ei
125g Butter

Alle Zutaten in eine Schüssel geben und mit dem Mixer zu einem Mürbeteig verarbeiten. Diesen ca. 30 Minuten kühlstellen. Nun den Teig ausrollen und mit Kreisförmchen ausstechen. Die ausgestochenen Kreise auf ein Blech legen.

Für das Topping:
400g Marzipanrohmasse
3 Esslöffel Rosenwasser
6 Esslöffel Wasser

Alle Zutaten vermengen und in einen Spritzbeutel geben. Nun vorsichtig den äußeren Rand des Kreises mit dem Spritzbeutel umranden und in die Mitte ein Gelee nach Belieben füllen.

Dann können die Plätzchen im vorgeheizten Backofen bei 200 Grad für ca. 15 Minuten gebacken werden.

Nach dem Abkühlen noch mit Puderzucker bestreuen.

Guten Appetit!